PLANEACIÓN DE PROCESOS

9.1. Portafolio de productos.
El portafolio de productos no es más que la variedad de productos. El problema radica en que tanta variedad hay que producir, aquí es donde se desprenden 2 puntos de vista cada uno con sus ventajas y desventajas. Uno de ellos es la mercadotecnia este expone que la ventaja de tener una gran numero de productos es la posibilidad de ofrecer mas opciones a los clientes y que si no se hace esto puede originar la caída de las ventas ya que no ofrece la variedad de productos como sus competidores.

Sin embargo una amplia variedad de productos también hace difícil la función de mercadotecnia ya que podría confundir al cliente que podría no diferenciar productos similares, además se hace más difícil capacitar a los vendedores y la publicidad es mas costosa y menos enfocada cuando existe mayor variedad de productos. Sin embargo los gerentes de mercadotecnia con frecuencia prefieren mayor variedad de producto.

Desde el punto de operaciones una variedad del producto ocasiona mayores costos, mayor complejidad y dificultad para especializar el equipo y a la gente. La situación ideal para operaciones con frecuencia es aquella en la que existen pocos productos con alto volumen con configuraciones de producción estabilizadas, por lo que los gerentes de producción prefieren menor variedad de producto. Por lo que una solución es buscar una variedad de productos óptimos en el cual no haya exceso o falta de productos. También hay que tomar en cuenta que los productos cubran su costo completo y que sean los mas bajos posibles por un lado y por el otro que se, obtenga las mayores utilidades.

9.2. Concepto.
Consiste en el diseño y la implantación de un sistema de trabajo para generar los productos deseados en las cantidades requeridas, en los tiempos previstos y en los costos aceptables.

9.3. Diseño y medición de actividades.
DISEÑO. Es la estructuración consciente del contenido y los métodos del esfuerzo del trabajo. El diseño debe especificar que tarea debe ser realizada, como debe de realizarse y si es necesario, cuando y donde realizarse. El diseño del trabajo o actividad debe ser congruente con los objetivos de la organización y concordar con los propósitos de ambos, el empleador y el empleado.

MEDICIÓN. Los métodos para medir el trabajo o actividades son los siguientes.
Estudio del Tiempo. Este enfoque utiliza un cronometro o algún otro dispositivo de tiempo para determinar el tiempo requerido para finalizar tareas determinadas. Suponiendo que se establece un standard, el trabajo debe ser capacitado y debe utilizar el método prescrito mientras el estudio se esta llevando a cabo. para realizar un estudio del tiempo se debe.
· Descomponer el trabajo en elementos.
· Desarrollar métodos para cada elemento.
· Seleccionar y capacitar al (los) trabajador(es).

Muestrear el trabajo.
Establecer el estándar. El siguiente paso en el estudio del tiempo es determinar el ritmo para cada elemento de trabajo, un ritmo es una estimación de la velocidad del trabajo. Un ritmo del 100% representa una velocidad normal del trabajo. Un alto porcentaje de trabajadores capacitados deben ser capaces de trabajar al 100% el día entero o exceder el 100% sin una presión o un esfuerzo anormal. Las tolerancias varían dependiendo del tipo de condiciones de trabajo. Si el trabajo es pesado o violento y requiere descansos frecuentes, las tolerancias pueden ser tanto como un 50%. Después de aplicar las tolerancias se termina el estándar final, un trabajador capacitado que utiliza el método prescrito debe ser capaz de satisfacer o exceder este estándar sobre una base diaria sin esfuerzo extra. El tiempo estándar se utiliza como una base para juzgar la producción del trabajo.

Tiempos Predeterminados. Se basan en la inteligente idea de que todo el trabajo se puede reducir a un conjunto básico de movimientos. Entonces se puede determinar los tiempo para cada uno de los movimientos básicos, por medio de un cronometro o películas, para crear un banco de datos de tiempo. Utilizando el banco de datos se puede establecer un tiempo estándar para cualquier trabajo que involucre los movimientos básicos. Se han desarrollado varios sistemas de tiempo predeterminados los mas comunes son el factor de trabajo, el estudio de movimiento básico (BTM), y los métodos de medición de tiempo (MTM). Las ventajas de estos sistemas es que son los menos caros.

Tiempos Estándar. Se derivan de datos de cronometro o de datos predeterminados de tiempo, el uso de los tiempos estándar es bastante popular para la medición de la mano de obra directa, esto se debe a que se puede derivar un gran numero de estándares en conjunto pequeños de datos. Los sistemas tiempos de estándar son útiles cuando existe un gran numero de operaciones repetitivas que son bastantes similares.

Tiempos Históricos. Es tal ves uno de los enfoque mas pasados por alto para la medición del trabajo esto se debe a que los métodos no se controlan con datos históricos y por lo tanto seria imposible establecer un estándar en el sentido usual de la palabra. Pero con datos históricos se puede tomar un enfoque diferente para la medición del trabajo. Para medir el trabajo sobre la base de datos históricos cada empleado o el supervisor registran el tiempo requerido para terminar cada trabajo, cada vez que lo ejecuten. En esta forma es posible mantener en control continuo el tiempo requerido por unidad de trabajo y controlar también las desviaciones del promedio histórico.

Muestreo del Trabajo. Un estudio del muestreo del trabajo se puede definir como una serie aleatoria de observaciones del trabajo utilizada para determinar las actividades de un grupo o un individuo. Para convertir el porcentaje de actividad observada en horas o minutos se debe registrar o conocerse la cantidad total de tiempo de trabajo. Además no se controla la capacitación del trabajador, de tal manera que los estándares no se pueden establecer por muestreo del trabajo.

Por lo que el muestreo del trabajo se puede utilizar para otros propósitos, algunos de ellos son:
Para evaluar el tiempo de productividad e improductividad como una ayuda para establecer tolerancias.

Para determinar el contenido del trabajo, como parte del análisis del trabajo.
Para ayudar a los gerentes y trabajadores a hacer un mejor uso de sus tiempo.
Para estimar las necesidades gerenciales, necesidades de equipo o el costo de varias actividades.
Uno de los requerimientos del muestreo del trabajo es un tamaño de muestra bastante grande. Dado que se están estimando porcentajes, el tamaños de la muestra es una función de la exactitud y el grado de confianza requeridos.

Administración del Tiempo. Conforme los administradores están mas enterados del uso de su propio tiempo y el tiempo de la asesoría profesional, la materia de administración del tiempo se ha puesto en boga. Obviamente el tiempo es un recurso valido para los gerentes y profesionistas como también de la fuerza de trabajo de los ejecutivos. Los estudios de la utilización del tiempo entre ejecutivos ha producido algunos resultados interesantes como el estudio de Carlson que llego a las siguientes conclusiones. Los gerentes tiene poca idea de como invierten su tiempo.
· a: La asignación de tiempo de los gerentes es fija y difícil de cambiar.
· b: La mayoría del tiempo de los gerentes lo controlan otros. Existe muy poco tiempo "discrecional".
· c: La "lucha contra fuego" tiende a desplazar la planeación.
Para rectificar la situación se requiere la medición del trabajo como primer paso. Una vez que el gerente esta consciente de como se invierte su tiempo se pueden, entonces formular acciones positivas. Estas acciones con frecuencia incluyen: Mejor utilización de las juntas para reducir el tiempo desperdiciado.
a: El control de las interrupciones a través de las secretarias y otros medios
b: La aclaración de objetivos y la asignación de prioridades para guiar la utilización del tiempo.
c: Mejor uso de los subordinados mediante la delegación de autoridad

9.4. Estudio de métodos.
Los métodos de actividades son manera de hacer una labor. Tanto los trabajadores nuevos como los existentes deben ser analizados mediante el enfoque relativamente estandarizado.

Pasos de un estudio de mejoramiento de métodos:
Seleccionar el trabajo que será estudiado.
Documentar y analizar el método presente.
Desarrollar un método mejorado.
Poner en funcionamiento el método mejorado.
Mantener y seguir el nuevo método.
El análisis de los métodos de trabajo presentes hace uso de:
Gráficas de flujo de procesos: Son ayudas valiosas para la planeación y administración de procesos de información, usa símbolos estándar de ( 0 ) para operaciones, e ( I ) para inspecciones, también incluye actividades de transporte ( T ), demora ( D ) y almacenamiento ( A ); también prevén espacios para tiempos, distancias requeridas y otros datos relevantes.

Hombre máquina: Estas gráficas están divididas para modelar las actividades simultáneas de un trabajador y el equipo que él o ella opera, esto ayuda a identificar el tiempo ocioso y costos de ambos, trabajador y máquina. Las gráficas hombre máquina muestran el tiempo que se requiere para terminar las tareas que componen un ciclo de trabajo.

9.5. Políticas de trabajo.
Todos lo trabajadores poseen una esencia humana, que es la base para los derechos civiles y prácticas laborales adecuadas. Además Maslow sugiere que los trabajadores tienen una jerarquía de necesidades que incluye: La autoconservación, Seguridad, El deseo de potencia, el respeto, La autorrealización. Si se reconoce lo anterior ha de deducirse que una política descansa en 2 piedras angulares:
Tratar a todos los empleado con igualdad y respeto humano
Donde sea posible, diseñar los trabajos necesarios para incrementar la satisfacción de las necesidades de alto nivel.
Por consiguiente a la hora de establecer políticas de trabajo hay que tomar en cuenta estas 2 últimas razones.

9.6. Pronósticos de producción.
Es un proceso de estimación de un acontecimiento futuro, proyectando hacia el futuro datos del pasado. Los datos del pasado se combinan sistemáticamente en forma predeterminada para hacer una estimación del futuro. Se requiere de técnicas estadísticas y de la ciencia administrativa. Un método de pronóstico debe seleccionarse cuidadosamente dependiendo del uso específico que se le pretenda dar.

No existe un método de pronóstico universal, capaz de adaptarse a todas las situaciones y circunstancias. Los pronósticos de demanda son los que pueden emplearse en la función operativa. El pronóstico de demanda será el mismo que el de ventas. Existe una diferencia entre planeación y preparación de pronósticos, estos tratan sobre lo que se piensa que pasará en el futuro. La planeación trata sobre lo que se piensa que debe pasar en el futuro.

9.7. Requerimiento de operaciones.
Los presupuestos Son estados cuantitativos formales de los recursos reservados para ejecutar las actividades planeadas durante determinados periodos.

Son el medio más común con que se planean y controlan las actividades en todos los niveles de una organización. Se formulan en términos monetarios.

Los requerimientos pueden ser: contratación y adiestramiento de personal, compra de equipo, producción, publicidad, y ventas. Los presupuestos establecen normas claras de desempeño, comprenden un periodo establecido.

9.8. Presupuesto de operaciones.
Se inicia cuando los gerentes reciben de la alta dirección los pronósticos económicos, objetivos de ventas y utilidades para el siguiente año (periodo), estos suelen acompañarse de un programa que señala cuándo hay que terminar los presupuestos.(En algunos lugares la alta dirección impone los presupuestos.) Una vez elaborados se envían a la autoridad competente para su aprobación. Se reúnen todos los presupuestos de los distintos departamentos par la elaboración del presupuesto Maestro. y es enviado al consejo de administración. Para su aprobación.

Presupuestos de operación:
DE GASTOS. Existen dos tipos.
Presupuestos Programados de Costos. Se utilizan en las plantas industriales, así como en unidades organizacionales donde la producción pueda medirse con exactitud. Estos presupuestos describen los costos de materiales y de mano de obra en que se incurre el producir cada artículo, lo mismo que los costos estimados de los costos indirectos. Tienen por objeto medir la eficiencia.

Presupuestos Discrecionales de Costos. Se utilizan en los departamentos. de admón., de contabilidad y de investigación, lo mismo que en depto. legal y en otros donde la producción no puede medirse con exactitud.

DE INGRESOS. Se pretende medir la eficiencia de mercadotecnia y de ventas. Consta de la cantidad prevista de ventas multiplicada por el precio unitario esperado de cada producto.

DE UTILIDADES. Combina los presupuestos de costos e ingresos en el estado. Los usan los gerentes que tienen la responsabilidad de los gastos e ingresos de su unidad. En ocasiones recibe el nombre de Presupuesto Maestro, cumpliendo la función del plan anual de utilidades.

La información contenida en el Presupuesto Maestro tiene como objetivo tres aplicaciones:
Planean y coordinan las actividades globales de la corporación.
Proporcionan los criterios o puntos de referencia que sirven para juzgar la adecuación de los presupuestos de gastos.
Ayudan a asignar la responsabilidad a cada gerente respecto a su desempeño global en la organización.
Cuando el presupuesto es una parte fundamental de los mecanismos de control y evaluación, las revisiones se limitan a casos en que las desviaciones se han vuelto tan grandes que el presupuesto aprobado resulta irreal y a las comparaciones del desempeño real con los presupuestos se llaman revisiones o auditorías. Los gerentes de unidad enviaran periódicamente informes mensuales o semanales del avance, los que serán revisados por los encargados del control o en forma automática por la computadora.