INTEGRACIÓN DEL CONTROL PRESUPUESTAL

Administración del control presupuestal.

La responsabilidad de la elaboración del control presupuestal se delega a una persona que habrá de fungir como director de presupuestos, deberá ser quien posea amplios conocimientos de la empresa, necesitara estar compenetrado en los sistemas contables de la entidad así como sus operaciones y problemas de administración.

Cabe aclarar que es sobre el director de presupuestos sobre quien cae la responsabilidad de la elaboración del mismo para poder lograr esto necesitara de la colaboración de todo el personal de la empresa por lo que se forma un comité de presupuestos que esta compuesto por los directivos que le siguen al director de presupuestos que son contador, contralor, director de finanzas, gerente de ventas, gerente de producción. Estos son los que estarán íntimamente ligados con la función de presupuestos. Las principales funciones del director de presupuestos son:

Ø Estudiar las variaciones así como su causa
Ø Formular el presupuesto general
Ø Preparar estados pro forma y presupuestados
Ø Coordinar y supervisar los presupuestos parciales
Ø Aprobar el diseño de las formas que se utilizan
Ø Informar oportunamente a su comité y superiores
Ø Aprobar o ajustar las operaciones de los presupuestos

Los presupuestos se dividen en las siguientes etapas:

Ø Duración del presupuesto: que es de un año o de dos
Ø Mecánica del control presupuestal: sincronización y coordinación de actividades
Ø Fases del control presupuestal: planeación, formulación, aprobación, ejecución y control.
Ø Manual de presupuestos: contenido de los objetivos y su duración
Ø Es una técnica que reúne un conjunto de métodos, instrumentos y objetivos con el fin de establecer en una empresa pronósticos y metas económicas y financieras para alcanzar, tomando en cuenta los medios que se tienen y los que se requieren para lograrlas.
Ø Es a través de un Presupuesto que la planeación financiera dará a la empresa una coordinación general de funcionamiento.

El sistema Presupuestario es la herramienta más importante con que cuenta la administración moderna para realizar sus objetivos.

Técnicas financieras:

1) Presupuesto de operación
2) Presupuesto de Inversiones Permanentes
3) Presupuesto Financiero.




PRESUPUESTO DE OPERACIÓN.- es el que con mas frecuencia utilizan las empresas y debe ser preparado tomando como base la estructura de la organización y asignando a los gerentes la responsabilidad de lograr los objetivos determinados. De esta forma nacen los presupuestos por áreas.

PRESUPUESTO DE INVERSIONES PERMANENTES.- también llamado presupuesto de capital, esta relacionado con la adquisición y reposición de activos fijos. cada proyecto de inversión deberá tener la justificación que lo apoye, ser analizado y medido su rendimiento con métodos apropiados para ejercer un mayor control y vigilancia sobre las inversiones de capital.

PRESUPUESTO FINANCIERO.-esta relacionado con la estructura financiera de la empresa, como las necesidades de capital de trabajo, los orígenes y aplicaciones de recursos o fondos, la composición del capital contable. El presupuesto de inversiones permanente es una parte de este presupuesto. Esta planeación se utiliza para el corto y para el largo plazo.

Presupuesto de ingresos.

Es el primer paso en la implantación de todo programa presupuestario, ya que este renglón es el único que proporciona los medios para poder llevar a cabo las operaciones de la negociación, el presupuesto de ingreso esta formado por los siguientes presupuestos: presupuesto de ventas, presupuesto de ingresos (prestamos, operaciones financieras y aumentos de capital).

El proceso de planificación de las ventas es una parte integrante de la planeación y Control de Utilidades por que:

a)Toma en consideración las decisiones básicas de la administración con respecto a la comercialización.

b) Basado en tales decisiones, constituye un enfoque organizado para desarrollar un plan integral de ventas.

c) Los principales propósitos de un plan de ventas son.
ü Reducir la incertidumbre acerca de los futuros ingresos
ü Incorporar los juicios y las decisiones de la administración en el proceso de Planificación.
ü Suministrar la información necesaria para desarrollar otros elementos de un plan integral de utilidades
ü Facilitar el control administrativo de las actividades de ventas.

d) Los elementos para la planificación integral de ventas son:
ü El plan de ventas debe ser realista
ü Variables externas, identificación y evaluación
ü Formulación de objetivos y metas generales de la empresa
ü Desarrollo de estrategias para la compañía
ü Especificación de las premisas de planificación
ü Políticas y supuestos de la administración
ü Plan de comercialización
ü Plan de publicidad y promoción
ü Plan de gastos de distribución.

e) Los pasos para la elaboración del plan de ventas son.

Desarrollar las directrices de la administración especificas para la planificación de las ventas, incluyendo el proceso de planificación de ventas y las responsabilidades por la planificación.

Preparar uno o mas pronósticos de ventas o del mercado, en congruencia con los lineamientos referentes, incluyendo los supuestos
Compilar todos los demás datos que resulten pertinentes para desarrollar un plan integral de ventas

Con base en los pasos anteriores aplicar la evaluación y el juicio de la administración, al desarrollo de un plan integral de ventas.

Asegurar el compromiso de la alta administración para alcanzar las metas que se especifican en el plan integral de ventas.

Presupuesto de egresos e inversiones.

Este presupuesto esta integrado por:

Presupuesto de inventarios: una vez predeterminadas las ventas cuyo presupuesto es un elemento indispensable en la formalización del programa de casi todas las funciones de la empresa es necesario presupuestar la cantidad de artículos para cubrir la demanda del presupuesto de ventas.

Presupuesto de producción: está basada en las ventas previstas y en la determinación de un inventario base o sea que primero se deberá calcular las ventas y un inventario base para posteriormente poder determinar la producción

Presupuesto de compras: este presupuesto se refiere exclusivamente a las compras de materia prima para la elaboración de los productos, pero antes hay que hacer el presupuesto de materiales con el objeto de determinar cuantas unidades de materiales se requiere para producir el volumen indicado y con esto se sacara el presupuesto de compras

Presupuesto de costo de distribución: comprende las operaciones realizadas desde que el producto fue fabricado hasta que estén en manos del cliente, por lo tanto integran los gastos de vendedores, gastos de oficina de ventas, publicidad, transporte, gastos de almacén, etc.

Presupuesto de gasto de administración: en este presupuesto van aquellos gastos que se derivan de las funciones de la dirección y control como son los de pagar honorarios de consejeros, contadores, directores, abogados y directivos de la administración



Presupuesto de inversiones fijas: son de vital importancia para necesidades presentes y futuras que deben ser previstas en funciones del plan de operación a corto y largo plazo en un momento dado pueden ser cuantiosas, dado en aquellas industrias cuyas inversiones representan la mayoría de su inversión total

Presupuesto de impuestos sobre la renta: se toman como base para realizar su cálculo los resultados predeterminados que se derivan de los presupuestos de ventas y de costos para aplicar la tasa vigente a las fechas de realización.

Presupuesto de aplicación de utilidades: este es con base a las utilidades presupuestadas, resulta importante la elaboración de un presupuesto de aplicación de utilidades, de acuerdo con los planes proyectados y los datos derivados de los demás presupuestos tales como planes de expansión a largo plazo, presupuesto de inversiones, así como las restricciones de carácter legal y estatuario que condiciones tal aplicación

Presupuesto de otros egresos: es la proyección de actividades de otra naturaleza distintas a las operaciones de la entidad y que en un momento dado hayan sido presupuestadas con el fin de ayudar a la realización de los fines de la misma o bien por aspectos meramente convencionales pueden dar lugar a la elaboración de un presupuesto para el control de egresos.

Presupuesto de costos de producción de lo vendido.

Se determina con base en los volúmenes establecidos de los inventarios inicial y final de productos terminados. Al efectuar el presupuesto de producción en unidades y una vez conocido el costo del inventario inicial, se valoriza el inventario final de acuerdo con los valores que se sirvieron de base para obtener el costo de producción presupuestado.

Presupuesto de producción: Especifica la cantidad planificada de los artículos a fabricar durante el periodo del presupuesto.

1.- Los pasos para desarrollar el presupuesto de producción son:

Ø Obtener información acerca de las operaciones de fabricación necesarias para cada producto
Ø Información con respecto a los usos y capacidad de producción de cada departamento de manufactura, datos sobre las cantidades de la producción, los costos y la disponibilidad de recursos financieros.
Ø Establecer políticas para los niveles de inventarios
Ø Planificar la cantidad total de cada producto que ha de fabricarse durante el periodo que cubre el presupuesto.
Ø Programar esta producción por subperiodos

2.- Un plan completo de producción debe mostrar los datos del presupuesto clasificados por:
ü Productos que habrán de fabricarse
ü Subperiodos o periodos secundarios
ü Actividades de cada área o centro de responsabilidad, en el proceso de manufactura.
3.- además del presupuesto de producción, son relevantes a la manufactura:

El presupuesto de material directo y de componentes comprados, en el cual se explican las necesidades planificadas del material directo y los componentes que entraran en la producción.

El presupuesto de mano de obra, que muestre la cantidad y el costo planificados de la mano de obra directa

El presupuesto de gastos indirectos de fabricación, o gastos generales de fabrica, que incluye los planes para todos los gastos de fabrica, excepto el material y la mano de obra directos.

Presupuesto de Materias Primas y Partes Componentes.- Para asegurar que se tengan las disponibilidades adecuadas en su momento, así como para planificar sus costos, el plan a corto plazo comprende:
A) un presupuesto detallado que especifica las cantidades y los costos de tales materiales y partes
B) un presupuesto correspondiente de compras de materiales y partes.

Para la planificación de las materias primas y las partes requieren de la preparación de los 4 siguientes:

1.- Presupuesto de materiales y partes:

ü Especifica las cantidades planificadas de cada clase de materia prima y partes por subproducto y centro de responsabilidad requeridas para la producción planificada

ü Los materiales que se utilizan en la fabrica se clasifican tradicionalmente como directos e Indirectos, las partes se clasifican como material Directo.

ü El material Directo es el que forma parte integrante del producto terminado y que pueden identificarse de manera directa con el costo unitario de los artículos terminados.

ü El material Indirecto se define como aquel que se usa en el proceso de manufactura pero cuyos costos no son directamente rastreables hasta cada producto

ü El presupuesto de materiales contiene únicamente las cantidades, no el costo de los materiales directos, los suministros de fabrica y los materiales indirectos que se incluyen en el presupuesto de manufactura y deben especificarse por subperiodos y áreas de responsabilidad.

ü Los insumos básicos de información para desarrollar el presupuesto de materiales directos y partes son:

a) el volumen de la producción planificada

b) los coeficientes estándar de uso por tipo de materia prima y parte para cada articulo terminado.

2.-Presupuesto de Compras de materiales y partes:

Especificar las cantidades requeridas de cada material y parte y las fechas aproximadas en que se necesitan (costo estimado y fechas de entrega)
la cuidadosa planificación de las compras resulta en ahorros de costos, por lo que el presupuesto de compras debe especificar:

a)Las cantidades de cada tipo de material y partes que habrán de comprarse

b)Las fechas aproximadas de tales compras

c)El costo estimado de dichas adquisiciones

El gerente de Compras es responsable para el buen desarrollo del presupuesto de:

a) Apegarse a las políticas de la administración en lo tocante a los niveles de inventario y partes.

b) Determinar el numero de unidades y las fechas en que han de adquirirse los distintos tipos de materiales y partes.

c) Estimar el costo unitario de cada tipo de material y partes que vayan a comprarse.

3.- Presupuesto del Inventario de Materiales y Partes:

Especificar los niveles planificados del inventario de materias primas y partes en términos de cantidades y costo

La diferencia entre los dos presupuestos anteriores se muestra como aumentos o disminuciones planificadas en el presupuesto del inventario de materiales y partes.

Los tiempos de las compras dependerán de las políticas de inventarios.

Las principales consideraciones en la formulación de estas Políticas son.

a) tiempos y cantidad de las necesidades de manufactura
b) economía en la compra a través de descuentos por cantidad
c) disponibilidad de materiales y partes
d) tiempo de entrega, entre el pedido y la entrega misma
e) carácter perecedero de los materiales y partes
f) instalaciones necesarias de almacenamiento
g) necesidades de financiamiento del inventario
h) costos de almacenamiento
i) cambios esperados en el costo
j) protección contra faltantes
k) riesgos involucrados en los inventarios
l) costos de oportunidad (inventario insuficiente)
m) cuanto comprar y cuando comprar


4.- Presupuesto del Costo de materiales y partes utilizadas:

Especificar el costo planificado de los materiales y partes.

Desarrollar el costo planificado de las compras .

Con los presupuestos anteriores de cantidades y costos unitarios, se cuenta con los datos para desarrollar el costo presupuestado de los materiales y partes que entran en la producción.

Presupuesto De Mano De Obra Directa.

Los costos de mano de obra son de mayor cuantía que los demás por eso en la planificación y control se involucra a:

a) Necesidades de personal
b) Reclutamiento
c) Capacitación y adiestramiento
d) Descripción y evaluación de puestos
e) Medición del desempeño
f) Negociaciones con el sindicato
g) Administración de sueldos y salarios


Los costos de mano de obra comprenden todos los desembolsos relacionados con los empleados de cualquier nivel, pero para este presupuesto solo atañe los costos por Mano de Obra Directa.

Los costos de mano de obra Directa comprenden los salarios que se pagan a los empleados que trabajan directamente en una producción especifica.

Los costos de la mano de obra Indirecta incluyen todos los demás costos de trabajo

Los costos combinados del material y de la mano de obra directa, se conocen como Costos Primos del producto.

El presupuesto de mano de obra directa cubre las necesidades para producir los tipos y las cantidades de las diferentes producciones planificadas

La responsabilidad de este presupuesto es del ejecutivo de la función de producción, pero los departamentos de contabilidad de costos y de personal suministran el soporte y la información necesaria.

La planificación eficaz de las horas de mano de obra directa tiene las siguientes ventajas:

a) la función de personal puede cumplirse con mas eficiencia por que se constituye una base para la planeación, el reclutamiento, la capacitación y el aprovechamiento del personal.


b)La función de finanzas se desempeña con mas eficiencia, pues al conocer las estimaciones del costo de la mano de obra directa se puede planificar las necesidades de efectivo para los distintos subperiodos.

c)El costo presupuestado de fabricar cada producto es un factor para toma de decisiones, en cuanto a sueldos y negociaciones con el sindicato.

d)Se intensifica en alto grado el control de los costos de mano de obra directa.

Presupuesto financiero y fiscal.

Comprende el presupuesto de caja (origen y aplicación de recursos) y operaciones de tipo financiero que no intervienen en caja (trueques).

El presupuesto financiero, de acuerdo con su naturaleza, tiene más alcance que el presupuesto de caja, ya que este está integrado a aquél quien tiene por objeto pronosticar y controlar todos los elementos que forman la posición financiera como son el capital de trabajo, el efecto de producción, las estimaciones sobre la caja, los bancos, así como en la toma de decisiones, todo ello referido siempre a la estructura financiera, o cuestiones accesorias como lo son el fondo de operación o capital invertido en bienes como la plata, maquinaria y equipo. El presupuesto financiero es generalmente el presupuesto que se hace al final, porque recibe constantes ajustes, que incluso son los últimos.


PRESUPUESTO DE DESEMBOLSO DE CAPITAL

Un desembolso de capital es el uso de fondos para adquirir activos operacionales ( propiedades inmuebles, planta y equipo patentes) que:

Ayuden a generar futuros ingresos.
Permitan reducir futuros costos.

SE CLASIFICAN:

A) Proyectos mayores de adiciones de capital (avances tecnológicos)

B)Desembolsos menores de capital. (herramientas, reemplazos)

C) Su dimensión de tiempo:

Un presupuesto estratégico (largo plazo)
Un presupuesto táctico. (corto plazo ).

BENEFICIOS:
- planificar el monto de recursos de inversión fija
- satisfacer las demandas de los clientes
- ser competitivo
- asegurar el crecimiento.



PRESUPUESTO DE FLUJO DE EFECTIVO

PLANIFICAR .- la posición de liquidez de la compañía, para determinar necesidades de financiamientos o de otorgamiento de créditos y las oportunidades de Inversión.

1. Consta de dos partes.

ü Los ingresos de efectivo planificados.
ü Los desembolsos de efectivo planificado

2. La planificación de los flujos de efectivo indicara:

ü La necesidad de financiar déficit de caja.
ü La necesidad de planificar la inversión del efectivo excedente para colocarlo en un uso rentable.

3. Se enfoca en los importes y los tiempos de entrada y salidas de efectivo.

4. Sus principales propósitos son:

ü Determinar la probable posición de caja al fin de cada periodo, como resultado de las operaciones planificadas.
ü Identificar los excedentes o déficit de efectivo por periodos.
ü Establecer la necesidad de financiamiento y/o disponibilidad de efectivo ocioso para la inversión.
ü Coordinar el efectivo con:

o Total del capital de trabajo
o Los ingresos por las ventas
o Los gastos
o Las inversiones
o Los pasivos.
o Establecer una base sólida para la vigilancia de la posición de Caja.

5.- su preparación debe ser responsabilidad de Tesorero de la empresa.

Resultados presupuestos.

La formulación de los presupuestos relativos a las cuentas de resultado, constituyen la base del estado de resultado presupuestado mediante el ensamble de las diversas esquemaciones.

Posición financiera presupuestal.

Se parte de la posición financiera al inicio del periodo si se afectan sus valores con las estimaciones obtenidas, se esta en condiciones de obtener la posición financiera presupuesta.



8. Origen y aplicación de recursos presupuestados.

Una vez formulado el Estado de Posición Financiera Presupuestado, se está en condiciones de preparar el Estado de Origen y Aplicación de Recursos Presupuestado, relativos a dicho periodo, mediante la comparación de los Estados de posición Financiera al principio y al final del ejercicio, por medio de las variaciones.

9. Determinación y estudio de las variaciones o desviaciones.

El control presupuestal se efectúa comparando los resultados reales contra los presupuestados. La administración debe dictar las medidas correctivas necesarias. Se comparan:

ü Ventas: volumen y precio
ü Producción: volumen, materiales cantidad, materiales precio y sueldos y salarios
ü Gastos de venta
ü Variaciones financieras

10. Etapas en la implantación del presupuesto

Elaboración de programas de trabajo, procurando definir la responsabilidad de los funcionarios respectivos.

Examen de la estructura administrativa, con objeto de responsabilizar a cada departamento de un programa completo, o parte de él.

Definición de metas a alcanzar dentro de cada programa o actividad.

Organización de un sistema de informes internos, de manera que puedan compararse los resultados que se obtengan, con el programa establecido.

Elaboración de registros contables, en que sea factible adaptar los diferentes conceptos a la estructura misma de los programas, clasificando los gastos en unidades representativas del trabajo realizado.

11. Interrelación y secuencia de los presupuestos

Una de las características primordiales de los presupuestos, es su interrelación, ya que por ejemplo, pueden estar hechos todos los presupuestos, faltando solo el de caja, y si en éste se encuentra una falla, repercute en muchos otros que estaban terminados, pero que hay necesidad de corregir.

Se debe de tomar en cuenta:

a). Políticas establecidas:
De ventas
De producción
Financiera
De inversiones
De costos y gastos generales

b).Presupuestos:
De ventas
De inventario de artículos terminados
programa d eproducción
Inventario de materias primas
De consumo de materias primas
De compras de materias primas
De sueldos y salarios
De gastos idirectos de producción
De otros ingresos
De cuentas por cobrar
De costo de distribución y administrativo
De otros gastos.
De costo de producción de lo vendido
De impuesto sobre la renta
De aplicación de utilidades o aumentos de capital
De cuentas por pagar
De caja
Financiero
De inversiones fijas