FUNCIÓN DE COMPRAS Y ABASTECIMIENTOS

Generalidades
Generalidades.


En la época actual por la que estamos pasando, que es de crisis económica, escasez de dinero, precios inestables, dependencia de materia prima importada, así como de tecnología, contracción de mercados, etc., es de vital importancia la eficiente inversión del dinero de una organización, ya que de no hacerlo adecuadamente se presentará la irremediable desaparición de la organización.
Es por eso de la importancia del Departamento de compras, y sobre todo de su sistema de información, ya que sin importar su tamaño y el giro a que se dedique, siempre va a resaltar la función tan trascendente que es la de invertir el dinero presupuestado.


El proceso de compras dentro de una organización consiste en precisar cuales son sus necesidades de bienes y servicios, identificando y comparando los proveedores y abastecedores, negociando con los mismos para convenir términos de compra, celebrar contratos y colocar pedidos, para recibir bienes y servicios útiles a la organización, con el siguiente pago de éstos. Las compras (aprovisionamiento) representan una función primordial, puesto que una buena administración de éstas mejora la posición competitiva de las empresas, al buscar el mejor provecho para el uso de los fondos de la organización. El aprovisionamiento tiene los siguientes principios:


* Todas las compras se deben a las necesidades particulares de la empresa.* Se requiere un análisis minucioso de la bondad de las mercancías y servicios que el abastecedor ofrece.* El comprador decide qué adquirir y cuando, con pleno conocimiento de los precios y tendencias del mercado (oferta - demanda.* Una compra se pacta con el proveedor que ofrezca las condiciones más ventajosas para un producto de la misma calidad, precio, cantidad y fecha de entrega.* Un comprador capaz debe vaticinar la evolución futura del mercado.* En suma, el responsable del abastecimiento debe tener en cuenta respecto al producto/servicio a adquirir.* Calidad - Precio - Tiempo de entrega - Cantidad.

Objetivos
Objetivos.
El abastecimiento de una organización implica un proceso complejo, en que las decisiones son clave para el funcionamiento de la organización, e involucra las siguientes funciones:


A ) "Fijar especificaciones para los productos a adquirir" dentro de la empresa(manufacturera, de servicios, distribuidora, etc.)
B ) "Decisiones de mercadeo" en empresas distribuidoras. cuales artículos tienen aceptación y venta entre nuestros clientes (bienes que serán fuente para abastecerse.)
C ) "Ciclo de manejo físico de los productos", desde el embarque por el proveedor, transporte, recepción, almacenaje y venta o requisición.
D ) "Ciclo administrativo de las compras". Autorización de las solicitudes y órdenes de compra, colocación de las mismas con el proveedor seleccionado, recepción de mercancías, pago y contabilización de los bienes.
E ) "Políticas y procedimientos de control de las existencias" que permiten conocer el momento en que deba reabastecerse cierto producto en el almacén.
F ) "Políticas de control de calidad" en que se fijan estándares, se valúa la capacidad de los proveedores y se verifica el cumplimiento de la calidad requerida.
G ) "Procedimientos financieros" involucran presupuestos, créditos, inversión en inventarios, desembolso y pago de facturas. * Todo departamento de compras debe mantener un listado de proveedores, o bien auxiliarse de directorios telefónicos especializados, de cámaras industriales, registro de la bolsa de valores, etc. * El mejor proveedor no solo debe dar el precio menor, sino satisfacer los estándares de calidad, así como la entrega oportuna.

Responsabilidad y delegación
Responsabilidad y delegación.
El "Código de Procedimientos". Este es una guía que define las responsabilidades del departamento de abastecimiento y fija los métodos a los cuales debe recurrirse para las actividades de compra .
El contenido del código de procedimientos se basa en los siguientes puntos:
responsabilidad de las compras;
autoridad y delegación de autoridad;
procedimientos de compra. negociación oral, negociación escrita (demanda de precio o de sumisión) , invitación a concurso de ofertas , convocatoria de ofertas públicas;
elección de los proveedores;
elección de las ofertas;
estándares de calidad;
comunicación de los proveedores.

Centralización comparada con la descentralización
Centralización comparada con la descentralización.
La mayoría de las compañías practican las compras centralizadas. Esto quiere decir que todas las compras las hace un departamento de compras. Las ventajas de las compras centralizadas son las siguientes:


A ) Como todos los pedidos pasan por una oficina se lleva mejor control sobre las compras y sobre el inventario. Esto suele conducir a beneficios tales como aprovechar todos los descuentos por pago oportuno, utilizar pedidos en cantidades económicas y el uso de los puntos de repedido.
B ) Pueden consolidarse los pedidos, de manera que se puedan aprovechar los descuentos por cantidad.
C ) Como un personal de compras centralizado es mayor que los personales descentralizados, hay más oportunidades para que los agentes de compras se especialicen y se concentren sobre unos cuantos productos de los que compra la compañía.
D ) El volumen de los pedidos procesados en las compras centralizadas hace posible el uso del proceso electrónico de datos.
E ) Como está representado un poder de compra más fuerte en un departamento de compras centralizado, el agente de compras puede negociar con más efectividad con los proveedores.
Las compras descentralizadas implican el establecimiento de departamentos de compra por separado en operaciones separadas geográficamente. A un cuando las compras descentralizadas en ocasiones eliminan algunas de las ventajas antes anotadas para los departamentos centralizados, también proporcionan algunas ventajas.


Entre éstas se encuentran las siguientes:
Desde el punto de vista de la producción, las compras descentralizadas ofrecen una acción más rápida. Puesto que se dispone de un agente de compras para cada operación, es posible lograr líneas más cortas de comunicación y conseguir rápidamente materiales, equipo, suministros y servicios.


En algunos casos, difieren las necesidades locales. Un agente de compras centralizado puede no conocer tan bien esas necesidades locales como un agente de compras local.
Aun cuando el negociador los pedidos con varios proveedores de la misma línea al mismo tiempo puede presentar problemas en términos de la calidad y en los descuentos por cantidad, esto proporciona un seguro contra interrupciones en la planta de un proveedor determinado, o contra huelgas y catástrofes naturales que puedan cortar una fuente de abastecimiento.
Pueden ser más bajos los costos de transporte cuando los pedidos los despachan proveedores que se encuentren cerca de alguna de las operaciones.


Puede generarse crédito mercantil local si los agentes de compras descentralizados compran a proveedores ubicados en las mismas comunidades que las plantas descentralizadas.
Algunos departamentos de compra utilizan las ventajas tanto de las compras centralizadas como las descentralizadas, combinando ambas. Algunos artículos son comparados centralmente, en especial los de elevado valor y los que se compran en grandes cantidades.
La mayoría de los pedidos pequeños y los de urgencia son manejados por agentes de compras descentralizados.


VENTAJAS DE LA CENTRALIZACIÓN.
Especialización del departamento encargado de abastecimientos (no desviar de otras áreas a realizar compras).


Uniformización en la clase de producto (marca) , minimizando su costo unitario.
Descuentos por cantidad comparada (varios departamentos pueden solicitar el mismo producto por ejemplo: papelería, y por volumen resulta más costeable.
Contabilización expedita (la documentación solo proviene de una fuente departamento de compras.
Mejor control presupuestario (la información se centraliza en el depto. de compras.


VENTAJAS DE LA DESCENTRALIZACIÓN.
Conocimiento de las características de los artículos requeridos (en las compras centralizadas no hay " compradores peritos", pues pocos podrán conocer todos los efectos de todos los artículos empleados en la organización.
Surtimiento expedito de pedidos, el departamento que los requiere no delegará la responsabilidad de adquirirlos ("producción" conoce cuando requiere el producto y de qué especificaciones, y entregar una orden al depto. de compras puede generar retrasos.
Se evita mala interpretación de las requisiciones (en compras centralizadas, pueden resultar errores de comunicación.

Especialización de las funciones y los valores
Especialización de funciones.
Consiste en asignar un artículo o grupo de artículos a un encargado (propiedades físicas, usos, fuentes).
Valores
La Asociación Nacional de Agentes de Compras (National Association of Purchasing Agents) ha formulado ciertos principios y normas en las compras.
Considerar, primero, los intereses de su compañía en todas las operaciones y practicar y creer en sus normas establecidas.


Ser receptivo a los consejos competentes de sus colegas y ser guiado por tales consejos sin perjudicar la dignidad y responsabilidad de su puesto.
Comprar sin prejuicios, buscando obtener el máximo valor final para cada dólar gastado.
Luchar consistentemente por conocer los materiales y procesos de fabricación, y establecer métodos prácticos para conducirse en su puesto.
Apegarse a la honradez y a la verdad al comprar y vender, y denunciar todas las formas y manifestaciones de cohechos comerciales.
Otorgar una rápida y cortés recepción, hasta donde las condiciones lo permitan, a todos los visitantes en misión de negocios honrada.
Evitar prácticas deshonestas.
Aconsejar y ayudar a sus colegas agentes de compras en el desempeño de sus derechos, siempre que se presente la ocasión.
Cooperar con todas las organizaciones y con todos los individuos dedicados a actividades diseñadas para aumentar y enaltecer las compras.

Código de ética profesional
Código de Ética Profesional.
Primero los intereses de la compañía.
Receptivo a buenos consejos.
Comprar sin prejuicio.
Obtener conocimiento de materiales y procesos.
Honestidad y no sobornos.
Las personas que gastan tanto dinero por cuenta de sus organizaciones están expuestas a muchas tentaciones emanadas de su posición en la empresa, harás que otros departamentos no son proclives. Por ello, los puestos en compras deben tener por principal valor la honestidad (son frecuentes las " comidas de negocios" costeadas por las empresas vendedoras, así como obsequios y preventas, etc.


Los encargados de compras:
No deben usar su puesto o autoridad para beneficio propio, procurando enaltecer la función de compras.


Optimizarán el uso de recursos, respecto de los cuales están obligados a obtener los máximos beneficios para su organización.
Cumplirán las disposiciones legales del país y los términos de contratación.
Rechazarán cualquier práctica inapropiada. Deben respetar el aspecto confidencial de la información recibida. No deben aceptar obsequios (salvo de valor íntimo agendas, etc) , ni obtener ventajas de su posición.
La información que proporcionen debe ser verídica y justa, nunca conducir al error.
Evitarán los intereses personales que limiten o den imparcialidad a la realización de sus funciones.
Fomentarán los niveles más altos de competencia profesional entre sus subordinados.
Mantendrán la integridad en sus relaciones comerciales, con un trato cortés a sus abastecedores.